TUGAS 6S (ORGANISASI)

PENGANTAR BISNIS

Nama Dosen : SUGENG LESTARI, SE, MM.

Kelas : 1EB23 

Type : ESSAY

Oleh : BUNGA HARYANI FARIDA

SOAL

1. Jelaskan tentang pengertian Organisasi sebagai Badan maupun sebagai Terstruktur!
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Rentang Kendali dan Jelaskan pula faktor faktor apa saja yang menentukan tinggi redahnya Rentang Kendali!
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan struktur organisasi matriks dan apa saja keunggulan serta kelemahannya!
4. Jelaskan pengertian organisasi formal dan organisasi informal beserta karakteristiknya masing masing!
5. Jelaskan perbedaan antara pengelolaan Organisasi secara Sentralisasi dengan Desentralisasi! Apa keunggulan dan kelemahannya masing masing!

JAWABAN

     1. PENGERTIAN ORGANISASI         

        Organisasi berasal dari kata Yunani organon, dan istilah Latin organum yang berarti alat, bagian, anggota atau badan. 

Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut:

1. Stoner mengatakan bahwa organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan atasan mengejar tujuan bersama. 
2. James D. Mooney mengemukakan bahwa organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. 
3. Chester I. Bernard berpendapat bahwa organisasi adalah merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih. 
4. Stephen P. Robbins menyatakan bahwa Organisasi adalah kesatuan (entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi, yang bekerja atas dasar yang relatif terus menerus untuk mencapai suatu tujuan bersama atau sekelompok tujuan. 

PENGERTIAN ORGANISASI SEBAGAI BADAN 

        Organisasi dalam arti badan adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu. 

PENGERTIAN ORGANISASI SEBAGAI TERSTRUKTUR 

        Organisasi dalam arti bagan atau strukutur adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha untuk mencapai suatu tujuan.

     2. RENTANG KENDALI 

• Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority. 
• Adalah batas jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manager. 

PERLUNYA RENTANG KENDALI 

1. Keterbatasan waktu. 
2. Keterbatasanpengetahuan. 
3. Keterbatasan perhatian. 

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Rentang Kendali 

       Keluasan rentang kendali dipengaruhi oleh beberapa faktor, baik yang berhubungan dengan manajer maupun bawahan serta situasi pekerjaan. Sesuai dengan pendapat Stoner yang mengatakan bahwa rentang kendali tidaklah hanya diperhitungkan dari satu segi saja, melainkan dari beberapa faktor yang mempengaruhinya, yaitu : kondisi dan situasi pekerjaan, karyawan bawahan dan manajer. 

A.Faktor atasan yang berhubungan dengan kondisi dan situasi pekerjaan, anatara lain : 

1. Kondisi dan situasi pekerjaan yaitu pekerjaan yang bersifat rutin dan operasi stabil.
2. Ada kesamaan pekerjaan yang dikerjakan oleh bawahan, dan bawahandapat bekerja bebas dengan tidak saling ketergantungan dengan pihak lain.
3. Prosedur dan metode kerja telah diformalisaikan dengan baik dalam susunan dan rumusan yang jelas.
4. Jenis pekerjaannya tidak membutuhkan pengawasan yang tinggi. 

B. Faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan, yaitu : 

1. Para pegawai bawahan benar-benar telah terlatih untuk menangani pekerjaannya.
2. Para pegawai bawahan lebih senang bekerja tanpa harus ada pengawasan yang ketat.
3. Adanya saling kepercayaan dan tanggung jawab antara manajer dan pegawai bawahan terhadap pekerjaan yang diperlukan. 

C. Faktor-faktor yang berhubungan dengan manajer,antara lain : 

1. Manajer mempunyai kemampuan, keterampilan dan telah terlatih dengan baik dalam bidang manajerial yang ditangani.
2. Manajer mendapat bantuan dalam melaksanakan kegiatan-kegiatan pekerjaannya baik bantuan dari atasannya maupun dari sesama manajer dalam bentuk pikiran, ide, gagasan ataupun tindakan.
3. Manajer tidak banyak tambahan tugas yang bersifat teknis operasional, tetapi ia harus berfokus pada pekerjaan yang bersifat supervisi dan pekerjaan yang ditanganinya. Sedangkan tugas-tugas yang bersifat teknis dilaksanakan oleh bawahan. 
4. Para manajer cenderung lebih suka pada gaya dan bentuk pengawasan yang bersifat agak longgar daripada yang ketat.

Gibson, Ivancevich dan Donnely (1990 : 337) mengatakan bahwa paling sedikit ada tiga faktor yang berpengaruh penting dalam menganalisis rentang kendali yaitu : 

1. Kontak yang diperlukan seorang manajer dengan bawahannya atau dengan manajer lainnya. Rentang kendali yang luas akan menghalangi kontak yang sering dengan bawahan dan ini dapat mempengaruhi terhadap penyelesaian proyek atau pekerjaan.
2. Tingkat pendidikan dan latihan bawahan yang dapat mempengaruhi kecakapan dan keterampilan manajerial. Latihan bawahan merupakan perimbangan yang penting dalam menetapkan rentang kendali pada seluruh tingkat manajemen.
3. Kemampuan berkomunikasi. Instruksi, pedoman dan kebijakan harus dikombinasikan secara lisan pada bawahan dalam situasi pekerjaan yang terbanyak. Kebutuhan untuk membahas faktor-faktor yang berhubungan dengan pekerjaan akan mempengaruhi rentang kendali. Orang yang dapat secara jelas dan singkat berkomunikasi dengan bawahan, mampu untuk mengatur (membawahi) orang yang lebih banyak daripada orang yang tidak dapat berbuat demikian. 

Mary Cushing Niles menyebutkan faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan keluasan rentang kendali adalah : 

1. Faktor yang berhubungan dengan rencana organisasi. Artinya semakin jelas rencana organisasi semakin tegas batas pertanggung jawabannya dalam organisasi tersebut, maka semakin banyak karyawan bawahan yang dapat dikendalikan. 
2. Jalinan hubungan di antara petugas-petugas dan pekerjaan-pekerjaan yang harus diawasi. Semakin banyak hubungan antara pekerjaan yang satu dengan lainnya dan semakin banyak karyawan yang bertugas, maka semakin sedikit jumlah petugas yang dapat dikendalikan oleh manajer. 
3. Kecakapan dan kemampuan manajer dan karyawan dalam organisasi perusahaan. Semakain cakap dan mampu seorang manajer berarti semakin mampu mengendalikan jumlah karyawan lebih banyak. Dan semakin banyak jumlah karyawan bawahan yang memiliki kemampuan dan kecakapan tinggi, maka semakin mudah bagi manajer untuk mengendalikannya. 
4. Ragam pekerjaan yang ditangani manajer dan karyawan bawahan. Semakin sederhana dan lebih seragam langkah-langkah dalam suatu pekerjaan, maka semakin banyak karyawan bawahan yang dapat dikendalikan manajer. 
5. Ragam persoalan yang dihadapi organisasi perusahaan dan kestabilan organisasi perusahaan dalam menghadapi persoalan-persoalan tersebut, serta kestabilan sikap pendirian para pejabatnya. Semakin stabil pendirian pejabat dan organisasinya, maka akan semakin luas rentang kendali yang dapat dijalankan organisasi perusahaan. 
6. Faktor jarak yang berhubungan dengan lokasi koordinator dengan karyawan bawahannya yang dikoordinasi. Artinya semakin jauh jarak antara koordinator dengan karyawan bawahannya dan semakin jarang ketemu antar mereka, maka semakin sempit rentang kendalinya. 

Faktor yang berhubungan dengan lamanya suatu pekerjaan itu dikerjakan.Semakin membutuhkan waktu yang lama maka semakin sedikit jumlah orang-orang bawahan yang dapat diawasi manajer.

     3. PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI MATRIKS 

        Organisasi matrik disebut juga organisasi manajemen proyek yaitu organisasi dimana penggunaan struktur.organisasi dimana para spesialis yang mempunyai keterampilan masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikumpulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi matrik digunakan berdasrkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bagian penelitan dan pengembangan. 

        Struktur organisasi matrik menyangkut pembentukan tim-tim, spesialis untuk mencapai tujuan khusus. Manajer proyek mempunyai wewenang lini memimpin para anggota tim selama jangka waktu proyek, jika telah selesai maka tim dibubarkan dan masing-masing anggota kembali ke departemennya masing-masing sampai adanya proyek baru dimana mereka ditarik kembali untuk bekerja sama. 

        Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. 

Keunggulan: 

• Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama.
• Memaksimalkan efisiensi penggunaan manajer fungsional. 
• Mengembangkan keterampilan dan kreativitas karyawan serta fleksibilitas kepada organisasi.
• Melibatkan motivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen terhadap masalah strategi perusahaan yang akhirnya membebaskan manajemen puncak ntuk perencanaan.
• Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan dengan orientasi proyek. 

Keburukan: 

• Beberapa masalah dapat muncul karena melanggar prinsip kesatuan perintah. 
• Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan timnya. 
• Konflik dapat muncul antara manajer proyek dengan manajer bagian lain. 
• Adanya pertanggungjawaban ganda dan kebijaksanaan yang kontradiktif. 
•  Memerlukan koordinasi vertikal dan horizontal. 
• Memerlukan lebih banyak keterampilan antar pribadi. 
• Menimbulkan resiko timbulnya perasaan anarki. 
• Sangat mahal untuk diimplementasikan. 
• Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebh mengarah perdebatan daripada kegiatan.

     4. Organisasi Formal 

        Organisasi formal ialah suatu organisasi yang memiliki struktur yang jelas, pembagian tugas yang jelas, serta tujuan yang ditetapkan secara jelas. Atau organisasi yang memiliki struktur (bagan yang menggambarkan hubungan-hubungan kerja, kekuasaan, wewenang dan tanggung jawab antara pejabat dalam suatu organisasi). Atau organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara jelas disusun. 

Unsur dan Tiang Dasar Organisasi Formal 

Ada 3 Unsur pokok organisasi formal, yaitu : 

1. Sistem kegiatan terkoordinasi.
2. Kelompok orang.
3. Kerjasama mencapai tujuan 

Tiang dasar teori organisasi formal:

1. Pembagian kerja.
2. Proses skalar (hirarki) dan fungsional (horizontal).
3. Struktur.
4. Rentang kendali 

Organisasi formal memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 

1. Terstruktur.
2. Kaku.
3. Terumuskan.
4. Tahan lama 

Organisasi informal 

        Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan. 

Organisasi Informal memiliki ciri-ciri : 

1. Lepas.
2. Fleksibel.
3. Tidak terumuskan.
4. Spontan

     5. SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI

Perbedaan Sentralisasi dengan Desentralisasi

        Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. 

        Kelemahan dari sistem sentralisasi adalah di mana seluruh keputusan dan kebijakan di daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat, sehingga waktu yang diperlukan untuk memutuskan sesuatu menjadi lama. Kelebihan sistem ini adalah di mana pemerintah pusat tidak harus pusing-pusing pada permasalahan yang timbul akibat perbedaan pengambilan keputusan, karena seluluh keputusan dan kebijakan dikoordinir seluruhnya oleh pemerintah pusat. 

        Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi. 

        Namun kelemahan dari sistem desentralisasi pada otonomi khusus untuk daerah adalah euforia yang berlebihan di mana wewenang tersebut hanya mementingkat kepentingan golongan dan kelompok serta digunakan untuk mengeruk keuntungan pribadi atau oknum. Hal tersebut terjadi karena sulit untuk dikontrol oleh pemerintah di tingkat pusat.

Kelebihan dan Kekurangan Sentralisasi dan Desentralisasi 

Kelebihan Sentralisasi : 

• Totaliterisme penyelenggaraan pendidikan.
• Keseragaman manajemen, sejak dalam aspek perencanaan, pengelolaan, evaluasi, hingga model pengembangan sekolah dan pembelajaran. 
• Keseragaman pola pembudayaan masyarakat.
• Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien, karena seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.
• Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi.
• Peningkatan resource sharing (berbagi sumber daya) dan sinergi, dimana sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.
• Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain, dalam hal ini satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.
• Perbaikan koordinasi; koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command. 
• Pemusatan expertise (Keahlian); keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang.
• Kebijakan umum organisasi lebih mudah diimplementasikan terhadap keseluruhan. 
• Menghasilkan strategi yang konsisten dalam organisasi. 
• Mencegah sub-sub unit menjadi independen. 
• Memudahkan koordinasi dan kendali manajerial.
• Meningkatkan penghematan ekonomi.
•  Mempercepat pembuatan keputusan. 

Kelemahan Sentralisasi : 

• Kebijakan dan keputusan pemerintah daerah dihasilkan oleh orang-orang yang berada di pemerintah pusat sehingga waktu untuk memutuskan suatu hal menjadi lebih lama.
• Melemahnya kebudayaan daerah.
• Kualitas manusia yang robotic, tanpa inisiatif dan kreatifitas.
• Melahirkan suatu pemerintah yang otoriter sehingga tidak mengakui akan hak-hak daerah.
• Kekayaan nasional, kekayaan daerah telah dieksploitasi untuk kepentingan segelintir elite politik.
• Mematikan kemampuan berinovasi yang tidak sesuai dengan pengembangan suatu masyarakat demokrasi terbuka.
• Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut. 
• Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.
• Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.
• Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level unit organisasi yang di bawah.
• Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa. 
• Kurangnya kemampuan daya saing yang tinggi di dalam kerja sama. Di dalam suatu masyarakat yang otoriter dan statis, daya saing tidak mempunyai tempat. Oleh sebab itu, masyarakat akan sangat lamban perkembangannya. Masyarakat bergerak dengan komando yang melahirkan sikap masa bodoh. 

Kelebihan Desentralisasi : 

• Dapat melahirkan sosok manusia yang memiliki kebebasan berpikir.
• Mampu memecahkan masalah secara mandiri, bekerja dan hidup dalam kelompok kreatif penuh inisiatif dan impati.
• Memiliki keterampilan interpersonal yang memadai.
• Mendorong terjadinya partisipasi dari bawah secara lebih luas. 
• Mengakomodasi terwujudnya prinsip demokrasi. 
• Mengurangi biaya akibat alur birokrasi yang panjang sehingga dapat meningkatkan efisiensi.
• Memberi peluang untuk memanfaatkan potensi daerah secara optimal. 
• Mengakomodasi kepentingan poloitik. 
• Mendorong peningkatan kualitas produk yang lebih kompetitif. 
• Keputusan dan kebijakan yang ada di daerah dapat diputuskan di daerah tanpa campur tangan pemerintah pusat. 
•  Mendekatkan proses pendidikan kepada rakyat sebagai pemilik pendidikan itu sendiri. Rakyat harus berpartisipasi di dalam pembentukan social capital tersebut. 
• Mampu memenuhi tujuan politis, yaitu melaksanakan demokratisasi dalam pengelolaan pendidikan.
•  Mampu membangun partisifasi masyarakat sehingga melahirkan pendidikan yang relevan, karena pendidikan benar0benar dari oleh dan untuk masyarakat. 
• Mampu menyelenggarakan pendidikan secara menfasilitasi proses belajar mengajar yang kondusif, yang pada gilirannya akan meningkatkan kualitas belajar siswa.
• Memperkuat kongruensi ini, di mana Indonesiadibangun secara kokoh dari kemajemukan daerah dan suku-bangsanya. 
• Membuat pembangunan daerah lebih baik, rakyatnya lebih sejahtera, dan karena itu kemudian diharapkan akan semakin memperkuat negarabangsa Indonesia itu sendiri. 
• Mencegah separatisme, dan karena itu sukses Otonomi daerah pada gilirannya diharapkan memperkuat negara-nangsa Indonesia.
• Memperkuat demokrasi itu sendiri. Sudah sekitar satu windu otonomi daerah digelindingkan, dan sampai hari ini masih banyak yang meragukan apakah otonomi daerah dapat memperkuat Indonesia sebagai sebuah negara-bangsa.
• Memperkuat persatuan dan kesatuan , karena Indonesia hari ini Penduduk Negara Republik Indonesia terbesar nomor empat di dunia. 
• Menghargai kearifan lokal atau variasi local terbukti penduduk Indonesia yang multicultural. 

Kelemahan Desentralisasi : 

• Wewenang itu hanya menguntungkan pihak tertentu atau golongan serta dipergunakan untuk mengeruk keuntungan para oknum atau pribadi. 
• Sulit dikontrol oleh pemerinah pusat.
•  Masa transisi dari sistem sentralisasi ke desintralisasi ke memungkinkan terjadinya perubahan secara gradual dan tidak memadai serta jadwal pelaksanaan yang tergesa-gesa. 
• Kurang jelasnya pembatasan rinci kewenangan antara pemerintah pusat, propinsi dan daerah. 
• Kemampuan keuangan daerah yang terbatas. 
• Sumber daya manusia yang belum memadai. 
• Restrukturisasi kelembagaan daerah yang belum matang. 
• Pemerintah pusat secara psikologis kurang siap untuk kehilangan otoritasnya. 
• Meningkatnya kesenjangan anggaran pendidikan antara daerah,antar sekolah antar individu warga masyarakat. 
• Keterbatasan kemampuan keuangan daerah dan masyarakat (orang tua) menjadikan jumlah anggaran belanja sekolah akan menurundari waktu sebelumnya,sehingga akan menurunkan motivasi dan kreatifitas tenaga kependidikan di sekolahuntuk melakukan pembaruan. 
• Biaya administrasi di sekolah meningkat karena prioritas anggarandi alokasikan untuk menutup biaya administrasi, dan sisanya baru didistribusikan ke sekolah. 
• Kebijakan pemerintah daerah yang tidak memperioritaskan pendidikan, secara kumulatif berpotendsi akan menurunkan pendidikan. 
•  Penggunaan otoritas masyarakat yang belum tentu memahamisepenuhnya permasalahandan pengelolaan pendidikan yang pada akhirnya akan menurunkan mutu pendidikan.
• Kesenjangan sumber daya pendidikan yang tajam di karenakan perbedaan potensi daerah yang berbeda-beda. Mengakibatkan kesenjangan mutu pendidikan serta melahirkan kecemburuan sosial. 

REFERENSI ATAU DAFTAR PUSAKA:

• kholis12.files.wordpress.com/2009/11/ornaisasi-dalam-manajemen2.doc
• http://ani-yunita.blogspot.com/2012/10/macam-macam-organisasi.html
• http://kminoz.wordpress.com/2010/06/06/organisasi-matrik/
• http://tkampus.blogspot.com/2012/03/organisasi-formal-dan-informal.html
• http://ranggryani.wordpress.com/2013/05/16/sentralisasi-dan-desentralisasi/